Ein Jahresvertrag mit einem Dienstleister (z. B. für Auf- und Ausbau der Digitalisierung von Geschäftsprozessen), Fluch oder Segen? Ob Digitalisierung oder andere Projekte: kaum ein Unternehmen mit Bedarf an Leistungen von externen Anbietern, das sich diese Frage nicht schon mindestens einmal gestellt hat. Die Antwort scheint eigentlich auf der Hand zu liegen: Wo über längeren Zeitraum hinweg Beratung oder andere Leistungen angebracht sind, macht dauerhaft geregelte Verbindlichkeit auf jeden Fall Sinn. So müssen schließlich die Konditionen und Rahmenbedingungen für den guten Rat und Umsetzungsleistungen nicht jedes Mal neu erfunden werden. Aber ist es wirklich so? Und reicht dieser Effekt aus, eine langfristige Bindung zu rechtfertigen?
Hier unsere Sicht der Sache – aus der guten Laune heraus, jüngst mit einem Bestandskunden einen Jahresabschluss für die Betreuung durch Valean 2025 gemacht zu haben:
Der Kunde in unserem Beispiel ist ein Dienstleistungsunternehmen im Bereich Rechteverwertung. Seit Anfang 2022 betreuen wir ihn beratend und operativ in der Digitalisierung von Geschäftsabläufen. Bereits wenige Monate nachdem wir für ihn tätig geworden waren, stand für ihn fest: Mit Valean habe er auf das richtige Pferd gesetzt. Das Klima und die Ergebnisse im Miteinander hatten früh eine solide Vertrauensbasis geschaffen. Das ist aus unserer Sicht eine Grundvoraussetzung für einen längerfristigen Dienstleistungsvertrag.
Wir sind für den Kunden in unseren drei Kernkompetenzbereichen aktiv: Prozessdigitalisierung, Webanwendungen, Dokumentenmanagement. Sein Kernsystem ist für ihn von existenzieller Bedeutung. Auf den verschiedenen Handlungsebenen, in die wir involviert sind, tragen wir zu erhöhter Wertschöpfung bei. Zudem vereinfacht die fortschreitende Digitalisierung und Systematisierung das Onboarding neuer Mitarbeiter.
Der Wirkungsgrad unserer Arbeit lässt sich an der Zahl erfolgreicher Entwicklungsschritte festmachen: Wir erreichen im Jahr 20 bis 25 Releases, die störungsfrei in die Anwendung gehen. Auch das spricht – neben unserer internen Qualitätssicherung – für langfristig fixe Dienstleistungsvereinbarungen.
Dass die Zusammenarbeit in 2025 weitergehen würde, stand außer Frage. Offen waren die Budgetierung und das Prozedere. Wir konnten gut auf die Interessen des Kunden eingehen. Sie entsprachen unseren eigenen, vor allem in einem – unserem Kunden besonders wichtigen – Punkt: personell unveränderter Einsatz des bisherigen Valean Projektteams.
Dabei arbeiten wir mit seinem IT-Team ergänzend zusammen. Konkret liefen wir im 14-Tage Rhythmus Inkremente (die jeweils folgerichtige Weiterentwicklungsstufe), die in der Regel nahtlos in die bestehende digitale Infrastruktur des Kunden übernommen werden.
Das organisatorische Ziel der Kooperation ist ein hohes Maß eigenständiger Valean Arbeit. Das schont den Personaleinsatz auf Kundenseite. Konkret stellt er einen festen Ansprechpartner, der sich im Schnitt zwei Stunden am Tag in die Projektsteuerung, das Monitoring und die Ausführung einbringt. Daneben ist eine dauerhaft mitarbeitende Anwenderin pro Woche drei bis vier Stunden in unsere Leistungserbringung einbezogen.
Wir sehen in Jahresverträgen mit relevanten Dienstleistern für Unternehmen branchenübergreifend folgende fünf gewichtige Vorteile:
Handlungsebenen und Aufgaben sind vorausschauend definiert. Ressourcen können darauf zugeschnitten werden.
Einsätze müssen nicht immer wieder die übliche kaufmännische Abwicklung durchlaufen. Zuständigkeiten sind von vornherein geregelt.
Vertrautheit und Vertrauen beschleunigen Vorgänge: weniger Abstimmungsstufen, geringerer Kommunikationsaufwand.
Dienstleister geben immer ihr Bestes. In besonders bedeutenden (weil langfristig ausgelegten) Dienstleistungsverhältnissen öfters auch ihr „Besteres“, sprich die Extra-Extrameile.
Systematisierte, langfristig regulierte Kooperation nimmt automatisch mehr Raum in den Köpfen ein. Die Dauerpräsenz der Themen wie auch wachsende Identifikation mit dem Kunden bringen mehr Ideen hervor. Es entsteht ein Klima des „Mit-dem-Kunden-Lebens“, in dem man als Dienstleister zur stark gestaltenden Kraft auch des Ganzen wird.
Bei Jahresverträgen und ähnlich dimensionierten Langfristvereinbarungen mit Dienstleistern profitiert der Kunde maximal von dem gesammelten Projektwissen, der Kenntnis interner Gegebenheiten und Zusammenhänge, von dem eingespielten Workflow sowie der entstandenen guten zwischenmenschlichen Ebene der miteinander Agierenden.
Das ideale Kundenprofil dafür: Unternehmen mit Fokus auf Digitalisierung, um die 50 und mehr Mitarbeiter, Jahresumsatz im zweistelligen Millionenbereich.
Wichtig: Es geht auch kleiner. Bitte einfach mal fragen, wie Sie von unseren Dienstleistungen für mehr Effizienz in Ihren Prozessen profitieren!
Wir sind Ihr Partner für individuelle und zukunftsorientierte IT-Lösungen. Unser Fokus liegt auf der Entwicklung maßgeschneiderter Softwarelösungen, die Ihre Geschäftsprozesse optimieren und Ihre Unternehmensziele unterstützen.
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